anexio® im Service der BN Automation AG

Nach den ersten Einsätzen von anexio® in Kundenprojekten zeigte sich bei der BN Automation AG (BNA), dass papierloses Arbeiten große Vorteile mit sich bringt. Bisher beanspruchten Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben im Servicegeschäft viel Zeit der Techniker und Ingenieure. Alle Wartungen wurden auf Basis diverser Excel-Tools manuell geplant, Protokolle vor Ort händisch ausgefüllt und anschließend digitalisiert, um sie an den Kunden senden zu können.

Erklärtes Ziel des Digitalisierungsprojektes war die völlige Automatisierung der Abläufe, sodass händische Eingriffe überflüssig werden.

Ungefähr 5.000 Wartungsobjekte inklusive aller Wartungsprotokolle und Stammdaten wurden aus der Excel-Lösung in das neue System überführt.

Eine Herausforderung brachte die hohe Anzahl benötigter Nutzer und unterschiedlicher Benutzerrechte mit sich. Mit der integrierten Option zur Verteilung von Rollen innerhalb der Software und der individuellen Zuweisung von Verwaltungs- und Bearbeitungsrechten wurden jedem Nutzer die notwendigen Befähigungen eingeräumt. Zur Einführung der vielen Anwender in die Arbeit mit der Software fanden rollenbezogene Schulungen statt, die auf den jeweiligen Berechtigungsumfang von Technikern, Projektleitern und Administratoren zugeschnitten waren.

Aufträge werden jetzt softwaregestützt geplant, automatisch erstellt und dem zuständigen Wartungstechniker zugewiesen. Ohne zusätzlichen manuellen Aufwand erzeugt anexio® nach dem Abschluss der Wartungsaufgaben PDF-Wartungsberichte im Corporate Design von BNA, die automatisiert als Nachweis an den Kunden weitergeleitet werden. Durch die jeweils personengebundene Anmeldung der Nutzer wird jedem Protokoll automatisch eine elektronische Unterschrift hinzugefügt. Neben den Serviceaufgaben auf Kundenanlagen realisiert BNA auch die Planung, Durchführung und Dokumentation interner Wartungsaufgaben mit anexio®, wie beispielsweise die vom Arbeitsschutz vorgeschriebene regelmäßige Überprüfung von Lagerregalen. Heute verwalten ca. 60 Nutzer aus den Bereichen Service, Automatisierung und IT mehr als 5.000 Objekte über 150 Wartungsprojekten mit anexio®. 2019 wurden 400 Aufträge abgeschlossen und dank der rein digitalen Lösung ca. 8.000 Seiten Papier eingespart – nicht zu vergessen, die um 10 % reduzierte Bearbeitungszeit von Serviceaufträgen.

„Die Wartung von EMSR- und Informationstechnik auf Kundenanlagen wird von spezialisierten BNA-Servicemitarbeitern übernommen. Neben der einwandfreien Ausführung aller Serviceaufträge hat die korrekte Dokumentation der Arbeiten einen hohen Stellenwert für den jeweiligen Auftraggeber.“

Mike Eck, Servicetechniker und anexio®-Key-User bei BNA